Zum dem Thema Beschaffungen bzw. Ausschreibungen gibt es viele Fragen. Auf einige sehr häufig gestellte, gehen die folgenden Antworten bewusst sehr plakativ und einfach ein, um es auch für „Beschaffungs-Laien“ verständlicher zu machen.

Müssen Beschaffungen ausgeschrieben werden?

Beschaffungen sind grundsätzlich geregelt in der Verdingungsordnung für Leistungen (VOL) (außer Bauleistungen, diese sind in der VOB geregelt). Wer damit etwas zu tun hat, sollte sich diese Werke beschaffen. Außerdem gelten noch europäische Regelungen, die über die „a-§§“ in der VOL/A zu finden sind. Wichtig ist z.B. auch die Informationspflicht der unterlegenen Bieter bei europaweiten Ausschreibungen. Innerhalb von 14 Tagen VOR offizieller Auftragserteilung MÜSSEN die unterlegenen Bieter mit den Gründen (z.B. zu hoher Preis) über ihre "Niederlage" informiert werden.

Beschaffungen der öffentlichen Hand sind grundsätzlich durch Ausschreibungen durchzuführen. Für bestimmte Beschaffungen (abschließende Regelung der Abweichungen ist in der VOL/A für freihändige Beschaffungen bzw. beschränkte Ausschreibungen getroffen.

Die jeweiligen Wertgrenzen werden üblicherweise von den Kommunen (bzw. sonstigen zentralen Dienststellen) vorgegeben und bewegen sich z.B.
- Rein freihändige Vergabe: nur relativ geringwertige Wirtschaftsgüter bis ca. 1.000 Euro (in kleineren Gemeinden oft deutlich darunter)
- bis 5.000 Euro: Mindestens drei Vergleichsangebote
- über 5000 Euro: Ausschreibung (spätestens bei Beträgen weit jenseits von 10.000 Euro wird man aber kaum mehr von „Bagatellbeschaffungen“ reden können)


Ist der Verstoß gegen die Ausschreibungspflicht ein rechtliches Problem für den Verantwortlichen?

Verstöße gegen das Ausschreibungsrecht sind grundsätzlich problematisch, da sie u.U. je nach Lage auch als Vorteilsnahme, Bestechung, "nur" Ausschreibungsverstoß etc. gewertet werden können. Die Vergabeprüfstelle (in NRW bei den Bezirksregierungen) kann von den unterlegenen Bietern angerufen werden, sie prüft zunächst auf Formfehler und kann fast jede Vergabe bei entsprechenden Mängeln aufheben!

Aufgrund der Problematik und Folgenschwere von Ausschreibungsmängeln ist dringend zu raten, daß sich die Beschaffer entsprechend schulen lassen. Dazu gibt es i.d.R. entsprechende Seminare bei den einschlägigen kommunalen Fortbildungsinstituten.

Firmenbezogene Ausschreibungen (Beschreibung der Leistung so, daß nur EINE Firma in Frage kommt) sind unzulässig, wenn es nicht besonders gute Gründe dafür gibt (z.B. erhebliche Sicherheitsaspekte oder sogenannte Alleinstellungsmerkmale aufgrund des vorgesehenen und durch kein anderes Produkt zu erfüllenden Einsatzzwecks). Diese Gründe werden allerdings bei der Vergabeprüfung SEHR restriktiv gehandhabt!


Dürfen Produkte gesplittet werden (z.B. um bestimmte Produkte zu erhalten oder um die Ausschreibungsgrenzen zu unterlaufen)?

Die Trennung zusammengehöriger Produkte (wie Fahrgestell und Aufbau), um z.B. mit den Teilbeträgen die Ausschreibungsgrenze der EU zu unterschreiten, sind nach Auffassung verschiedener Rechnungsprüfungsämter (RPA) NICHT zulässig. (Andere RPA vertreten hier andere Auffassungen.) Ich selbst bin wie das RPA der Stadt Düsseldorf der Meinung, dass das nicht zulässig ist. (Entsprechend lauten mittlerweile auch etliche Urteile von Vergabekammern!)

Die Trennung in Lose (bei bleibenden Gesamt-Wertgrenzen!) ist grundsätzlich machbar. Sie ist aber nur sinnvoll, wenn damit wirtschaftliche Vorteile erzielt werden können UND der damit verbundene koordinative Mehraufwand für den Beschaffer überschaubar bleibt. Sie ist nur ERLAUBT, wenn die Trennung nicht zur Unterschreitung von Wertgrenzen dient!


Wo liegt der Unterschied zwischen einer beschränkten und einer offenen Ausschreibung?

Eine beschränkte Ausschreibung geht nur an bestimmte namentlich aufgeführte Firmen. Sie ist bereits eine Ausnahme von der grundsätzlichen Ausschreibungspflicht und oft auch in Kommunen an zusätzliche Wertgrenzen gekoppelt. Es gibt wie bei den anderen Ausschreibungen einen Eröffnungstermin aller eingegangenen Angebote. Bei Überschreitung der EU-Grenzen (derzeit 200.000 Euro, Netto-Betrag) muß sowieso europaweit öffentlich ausgeschrieben werden.


Gelten die Regelungen in allen Bundesländern?

Im Prinzip gilt die VOL in allen öffentlichen Dienststellen aller Bundesländer und des Bundes gleich. Regionale Unterschiede bzw. über die verschiedenen Dienststellen gibt es nur mit der Handhabung der Vergabeprüfstellen, Rechnungsprüfungsämter und der "Auslegung" bestimmter Dinge sowie bei bestimmten Wertgrenzen (für Beschaffungen des Bundes). Sehr hilfreich ist dabei der Blick auf die Entscheidungen der Vergabeprüfstellen bzw. Gerichte. (Man glaubt gar nicht, wie viel man schon formal falsch machen kann!)


Werden die Bestimmungen künftig wieder gelockert?

Durch die laufende Rechtssprechung der Vergabekammern wird das Korsett in dem man sich als Beschaffer bewegt derzeit immer noch enger. Es gibt zwar mehrere Ansätze zur Vereinfachung von Verfahren, allerdings ist hierzu noch nichts beschlossen. Grundlegende Änderungen oder erhebliche Verschiebungen der Wertgrenzen sind allerdings m.E. nicht zu erwarten.


Fazit:

Jeder der sich mit Beschaffungen beschäftigt, muß sich zwangsläufig auch mit den zugehörigen Gesetzen, Verordnungene, Regeln und Richtlinien beschäftigen. Dies erspart viel unnötige Probleme und Verzögerungen bei Beschaffungen.


Literatur:

- Leinemann, Dr. Ralf: Vergabe öffentlicher Aufträge, Carl Heymanns Verlag, Köln, 2004
- Müller-Wrede (Hrsg.): Verdingungsordnung für Leistungen (VOL/A), Kommentar, Bundesanzeiger Verlagsges., Köln, 2001
- VOL/A: Verdingungsordnung für Leistungen (Allgemeine Bestimmungen für die Vergabe von Leistungen)
- VOL/B: Allgemeine Vertragsbedingungen

Cimolino

19.05.2006